Easy ERP Integrations
Easy Software çözümlerinin ERP sistemleri ile olan entegrasyon ve arşivleme özellikleri son derecede gelişmiş bir altyapı içermektedir. Kapasite ve faydalar göz önüne alındığında, ERP sistemleri ile entegrasyon; sıradan veri alıp verme şeklinde değil, EASY modüllerini ilgili ERP uygulamasının bir parçası haline getirme, ERP uygulamasına eksik ECM özelliklerini EASY kullanım kolaylığı ile kazandırmaktır.


Bu nedenle ERP entegrasyonları Entegrasyon++ şeklinde tanımlanmıştır. Easy'nin entegrasyon kabiliyetleri SAP ve Microsoft ERP sistemleri tarafından bizzat sertifikalandırılarak, bu kurumlarla yapılan uzun çalışmalar neticesinde oluşturulmuştur.

Üstün ERP Entegrasyon++ özellikleri aşağıda ayrıntılı olarak açıklanmıştır.

EASY for NAVISION: MS Navision için arşivleme

Şeffaf ve revizyon kontrollü arşivleme Lider doküman yönetim sistemi EASY ENTERPRISE'e bağlantısıyla, EASY for NAVİSİON, Microsoft İş Çözümleri için mükemmel bir uzantıdır. Revizyonsuz olarak arşivlenmiş dahili ve harici tüm dokümanlar NAVİSİON 'da her an görüntülenmeye hazırdır. Tüm işlemlerde, Gelen ve giden dokümanların içerikleri izlenebilmektedir. Ayrıca, arşivlenmiş tüm dokümanlar için Navision'da bilinen arama fonksiyonları kullanılarak "geri kazanım " işlemi yapmak mümkündür.
(Navigate gibi)



Navision data record with link to the document in EASY ENTERPRISE

Otomatik doküman arşivleme
Tüm şirket içi dokümanlar, otomatik olarak yazdırılarak veya postalanarak arşivlenir. Bu sayede tüm dokümanların gerçekten arşivlendiğinden ve revizyonsuz arşivleme için yasal gereklerin yerine getirilmiş olması garantilenir. Arşivleme süreci, zaman içinde farklı adımlar olan iki adımda gerçekleştirilmektedir. Birinci adımda, arşivlenecek olan dokümanlar Navision'da hazırlanır ve arşiv sırasında koyulur. Temel olarak, dokümanlar PDF formatında yaratılır ve index alanları doldurulur. İkinci adımda, hazırlanan dokümanlar EASY ENTERPRISE'a yönlendirilir.

Arşivleme için zamanlama
Çok büyük doküman hacimlerinde sistem performansını sağlamak için, arşivleme süreci başka bir zamanda, günlük işlerinizle ilgilenirken, gerçekleşebilir. EASY for NAVISION, dokümanların arşivleme döngülerinde, bir zamanlama programı aracılığı ile birbirinden farklı opsiyonlar sunar. Arşivleme sonrasında değiştirilebilme ihtimali olan (örn.) teklifler veya satın alma emirleri gibi geçici süreli dosyalar, mantıksal olarak, yazdırılırken direkt olarak arşivlenmektedir. Böylece, EASY for NAVISION, bu dokümanları, yazdırılma sırasında arşivlemeye hazırlar. Sonuçta, daha büyük hacimli dokümanlar için kesin arşivleme bir programlayıcı vasıtasıyla toplu halde yapılmaktadır. İşlem, belirli bir zaman aralılığında, (öm.) saatte bir, veya ofis saatleri dışında veya her akşam 22:00'da vs. gerçekleşebilir. Bu prosedür sayesinde, arşivleme için yeni bir versiyon hazırlanması, daha önce arşivlenmiş bir dokümanın değiştirilmesi, yazdırılan dokümanların otomatik olarak arşivlenmesi sağlanır. Uzun zamandır değiştirilmemiş, (örn.)postalanmış dokümanlar için de (faturalar gibi) farklı bir prosedür mevcuttur. Burada arşivin hazırlanması ve güncel arşivlemenin (batch operation) toplu halde gerçekleştirilmesi, günlük işler arasında farklı bir zaman diliminde gerçekleştirilebilir.

Benzersiz anahtarlara genel bakış. (Unique Keys)
EASY for NAVISION, her doküman bir Navision işlemine bağlı olduğu için, gelen tüm dokümanları organize eder. Böylece, tüm iç yazışma süreci veya gelen faturalar ve onların ilgili olduğu faturaları takip edebilirsiniz. Elbette, gelen dokümanlarınızı taramanız gerekecektir. Gelen ve taranan her doküman, sonrasında ilgili Navision dokümanına benzeri olmayan (unique) tek bir anahtarla bağlantılanacaktır.

Barkodlarla ayırım
Şirketinize geri dönen giden evraklar, örneğin alıcının imzasının bulunduğu teslim tutanakları için barkod sistemi kullanmak mantıklı bir adım olacaktır, barkodlar, doküman yaratılırken, dokümanla birlikte yazdırılır. Doküman geri gelip taranması sırasında, süreç barkod üzerinden tanımlanır, böylece dokümanlar süreçlere tam otomatik olarak ayrılırlar. Taranan dokümanın sürece dahil edilmemesi halinde, geçici olarak "Queue" adı verilen bir Navision giriş sayfasında saklanacaktır. Ayırımla süreci daha sonra kullanıcı tarafından manüel olarak, veya eksik kriterin tamamlanmasının ardından sistem tarafından otomatik olarak yapılacaktır.

Gelişmiş raporlama
EASY for NAVİSİON, sadece doküman arşivlemekle kalmaz; aynı zamanda her tür rapor ve analizi de arşivler. Böylece bitiş tarihi olan Açık Maddeler listeleri veya muhasebe raporları revizyonsuz olarak saklanabilmektedir. EASY for NAVİSİON, periyodik olarak yaratılan raporların depolanmasını sağlar, böylece sadece arşivleme süreci değil, aynı zamanda raporlama da otomatik olarak başlatılabilir.

NAVISION Arşivleme için çeşitli formatlar
E-mail gibi harici dosyalar, Microsoft Word veya Excel dosyaları, Navision proseslerine PDF dosyaları ile bağlanmış "Borç / Alacak Hesapları" gibi dosyalar da arşivlenebilmektedir. .Arşivleme sürecine hazırlık, harici dosyaların Navision sürecine tanıtılmasıyla başlatılmış olur.

Kullanışlı indeksleme yapısı
EASY ENTERPRISE üzerinden doküman indekslemek için çeşitli sistem verileri kullanılabilir. Sadece manüel olarak doldurulmuş Navision veri alanları değil, aynı zamanda hesaplanmış alanlar veya kullanıcı tanımlı fonksiyonlardan veri sonuçları da kullanılabilmektedir.

Default olarak, aşağıdaki veri alanları indexleme için hazırlanmıştır, ve dolayısıyla arşiv dokümanları için arama/geri kazanım yapmak için kullanılabilir:
• Muhasebe Borç Hesapları
• Muhasebe Alacak Hesapları
• Adres kodu
• Kontak numarası
• Doküman tipi
• Doküman numarası
• Harici evrak numarası
• Satmalma emri numarası
• Proje numarası
• Arşiv doküman kimliği (barkod)
• Süreç kodu

Serbest arama/geri kazanım Arşivlenmiş veriler, hem Navision'da, hem de EASY Arşivinde Navision'a dallanarak aranıp/geri kazanılabilir. Bu dallanma, sadece bir hedef dokümanın Navision'da mevcut bir arşiv dokümana bağlantmasıyla mümkün olabilir. EASY for NAVISION'dan geri kazanım, tüm kullanıcılar tarafından tanınan "Navigate" fonksiyonu ile gerçekleştirilebilir, veya kendi çalışma ortamınızdan direkt arama yapma opsiyonunu seçebilirsiniz; örneğin muhasebe borç veya alacak hesaplarından, postalanmış emirler veya maddelerden girdi maskeleri gibi. Dahası, Navision, EASY ENTERPRISE.x'de depolanmış tüm dokümanlar için, orijinleri ve kullanıcının masa üstünde yeni client (istemci) yazılım yüklenmesine gerek kalmaksızın, geri kazanım istemcisi olarak kullanılabilir. Yeni EASY XML sunucusu kullanımı, yüksek yatırım güvenliğini garanti etmektedir.

Sistem gerekleri: EASY for NAVİSİON, EASY ENTERPRISE.i 3.40'ı veya sonrasını ve EASY ENTERPRISE.x ve daha yükseğini, Navision versiyonları 3.70 veya sonrasını desteklemektedir. EASY for NAVİSİON hem yerel Navision veritabanıyla, hem de Microsoft SQL sunucusu üzerinde bir Navision yüklemesiyle birlikte kullanılabilir. Standart görüntüleyici bir hyperlink ile başlatılmaktadır.

HTTP protokolü üzerinden iletişim EASY for NAVİSİON, EASY for navision Communication Component (EASY for navision İletişim Komponenti - (ENCC) ile ve EASY XML sunucusuyla iletişim kurabilir. EASY XML sunucusuyla iletişim, http protokolü üzerinden sağlanır. Navision programı mantığı, kayıtlı COM nesnesi olarak entegre edilmiştir.

EASY ENTERPRISE.+
EASY for mySAP.- ERP bağlantısı

Komple SAP arşivlemesi EASY for mySAP, EASY ENTERPRISE ürün grubunun kurulmuş ve Pazar lideri istemci/sunucusu, SAP kullanıcıları için tüm arşivleme senaryolarını kapsar. EASY for mySAP, SAP Arşiv Bağlantı fonksiyonlarını tam destekleyerek, iş süreçlerini ve iş etkinliğini artırmaya yönelik bir takım ilave özellikler getirir. EASY, 1996'dan beri SAP arşiv sistemlerini başarıyla satmakta ve sektördeki dünya pazarının liderleri arasındadır.

EASYiDOX Yeni EASY ENTERPRISEx özelliği: ayarlanmış senaryolar haricinde ("PDF dosyası olarak", "çoklu bir TIFF olarak", veya "Web arabirimcisi" olarak), arşivli dokümanlar şimdi ek olarak EASYiDOX üzerinden SAP GUI ile de görüntülenebilmektedir. Kullanıcılar tüm arama/geri kazanım fonksiyonlarına, tek bir arabirim olan EASYiDOX üzerinden erişebilmektedir. Böylece diğer uygulamaların kullanımı için eğitim ihtiyacı ortadan kalkar. Bunun yanında, kullanıcılar arşivdeki dokümanlara notlar ve ek açıklamalar yazabilmektedir. Diğer bir yeni EASY ENTERPRISEx özelliği ise, SAP Document Finder bağlantısının, SAP Kayıt Yönetimi projelerinin uygulanmasını daha da kolay hale getirmesidir.

İsteğe bağlı depolama seçenekleri Şimdiye kadar, Arşiv-Bağlantı arabiriminin işlevi; iş verilerini arama/geri kazanma ve onları revizyonsuz olarak depolamaktı. Bir doküman, ilk oluşturulduğunda, "dondurulmuş" statüsündedir. SAP, aynı zamanda dokümanları "son haline" gelene kadar değiştirilirken de yöneti lebi lir, ve dolayısıyla, değişikliğe açıktır. SAP KPRO üzerinden mySAP PLM içindeki teknik çizimlerin yönetimi buna bir örnektir. Yaşam döngüsü bağlamında, bu dokümanlar SAP ile başlatılarak, aynı zamanda kalıcı ve revizyon kontrollü olarak saklanabilir.

Otomatik proje dokümantasyonu DMS sistem ayarları, yasal gerekleri karşılayacak şekilde ayarlanmalıdır. Yeni SAP arabirimci, şimdi projenin bu sıklıkla göz ardı edilen bölümünü kolaylaştırmakta ve desteklemektedir. Tüm EASY for mySAP ayarları, bir düğme dokunuşunda ekranda görüntülenmekte, ve proje dokümantasyonun bir parçası olarak yazdırılabilmektedir.

Level 1: SAP sisteminden geri kazanım Temel ürün olan "EASY for mySAP Level 1"; SAP sistemi ile EASY ENTERPRISE ile bağlantı kurar. ArchiveLink 'in standart arabirimi ve SAP standart arayüzü özelliklerinin tamamını destekler ve bu yüzden SAP tarafından tamamen sertifikalandırılmıştır. İstemci/sunucu yapısı yüksek depolama oranı ve hızlı geri kazanım erişimi sağlar. Burada arşive ulaşım sadece SAP sistemi üzerinden mümkündür. SAP tarafından depolanan veri; geri kazanılabilir, örneğin gelen ve giden dokümanlar ve çeşitli SAP modüllerinden yazıcı listeleri ve SAP arşiv dosyaları gibi. EAY CAPTURE ile birlikte kullanıldığında, Level 1; tüm standart tarama senaryolarını destekler: "Sonraki giriş için depolama", "barkodla geç depolama", ve "barkodla erken depolama" gibi.

Level 2: Direkt olarak EASY ENTERPRISE'dan geri kazanım Bundan başka, EASY'de depolanan dokümanlar, EASY for mySAP Level 2 kullanılarak EASY ENTERPRISE'da direkt olarak aranabilir. Bu amaç için, EASY ENTERPRISE SAP, veritabanından index verisini içeri aktarır. Bu sayede veri, SAP sistemine bakılmaksızın bulunabilir ve görüntülenebilir. Böylece, tüm EASY ENTERPRISE özellikleri sağlanır, özellikle de temel olan hızlı ve uygun tam metin geri kazanım fonksiyonu.

Alışılmış SAP ortamında çalışmak Tam tersi olarak, EASY for mySAP, SAP orijinli olmayan dokümanların; SAP uygulamalarda arama ve geri kazanım yapmasına olanak tanır. Bu dokümanlar EASY arşivine farklı yollardan girmişlerdir. Örneğin, bir satış emrinin giden evrak kayıtları ve EASY COLD üzerinden stok kontrol sistemi gibi. Bunun yanısıra; EASY for mySAP Retrieval, SAP Document Finder arayüzü içerir. Bu SAP aracı da, EASY arşivlerinden arama ve geri kazanım yapmaya imkan tanır. Her iki durumda da, kullanıcılar işlerine kendi alışılmış ortamlarında devam ederler.

SAP girişine otomatik yönlendirme (assigment) Eğer iş dokümanları, daha sonra bir Sap dokümanına atanacaklar ise, ArchiveLink senaryolarına göre her zaman "manüel" olarak atanmaları gerekecektir. Bu süreç, mySAP SmartLink tarafından otomatikleştirilmiştir: EASY'de zaten depolanmış olan iş dokümanları, ilgili SAP girişleri index verilerinden bulunur; daha sonra doküman eklenir. Böylece, örneğin, geri dönen teslimat notları taranıp, barkodları üzerinden otomatik olarak indexlenebilir ve SAP'de atanabilirler.

EASY XPOST for mySAP, bu süreci bir adım öteye götürüyor. EASY ENTERPRISE'da depolanmış olan dokümanların index alanlarının postalanması için istenen tüm bilgileri sağlar. XPOST, daha sonra SAP sistemi içine otomatik postalama sağlar. Bu da, SAP sistemine üçüncü şahıslardan satış emri ve stok kontrol sistemlerinden tam veri transferini mümkün kılar. XPOST ve SmartLink, yığın veri içeren iş senaryolarının en iyi şekilde işlenmesini sağlar.

EASY for SAP Enterprise Portal: SAP portalı aracılığıyla bilgi yönetimi

SAP sertifikalı entegrasyon. SAP dalında doküman yönetimi çözümlerinin lideri olarak, EASY SOFTWARE aynı zamanda EASY ENTERPRISE.x'in SAP Enterprise Portal 6.0'a sertifikalandırılmış entegrasyonunu sağlar. Bu özellik, SAP portalım bütün veriler için entegrasyon platformu olarak kullanan kullanıcılara; tüm verilere ve EASY ENTERPRISE.x'de depolanan dokümanlara direkt erişim izni verir. Ve bu verileri iş süreçlerini geliştirmek için entegre edebilirler. Tüm bilgiler, aynı şekilde SAP portal arabiriminde mevcuttur. Geri kazanım opsiyonu, yazma özelliği eklenerek genişletilmiştir. Böylece, kullanıcılar şirket portalından arşive doğrudan bilgi depolama yapabilir ve diğer kullanıcıların erişimine sunabilirler.

EASY ENTERPRISE.x ile birlikte çalışan "EASY for SAP Enterprise Portal", elektronik arşivde saklanan dokümanlara esnek bir biçimde ulaşır ve ayrıca çalışanların bütün data kaynaklarına hızlı ve aynı anda ulaşmalarına olanak sağlar.

Single interface - complete data. SAP portalı, kullanıcıya sadece ENTERPRISE.x'de depolanan bilgi ve dokümanları görüntüleme imkanı vermekle kalmaz, aynı zamanda bu verileri kendi sistemine entegre etme imkanı da sunar. Bu yetenek; SAP portalı, bilgi yönetim aracı olarak kullanılıyorsa çok önemlidir. Çünkü; arşiv, aynı zamanda "veri toplama havuzu" olarak kullanılır ve çoğu zaman, ortak bilgiler çeşitli kaynaklardan oluşturulan dokümanlarda tutulur. Bu yöntem, tüm verilere tek arabirim üzerinden saydam erişim imkanı verir.

Tüm bilgiyi birleştirmek. Böyle dokümanlara tipik örnekler; prosedürel evraklar, basın açıklamaları, Material Safety Data Sheets (malzeme Güvenlik Veri Sayfası), test raporları ve sertifikalar, proje dosyaları ve banka detayları veya gönderi bilgileri gibi yazışma verileri içeren müşteri dosyalarıdır. ENTERPRISE.x'deki dokümanlar, diğer bağlantılı uygulama ve kaynaklardaki bilgi ve dokümanlarla belli olmayacak şekilde birleştirilebilir. Tam metin aramaları ve gerçek grup yazılımı veya ortak kullanım fonksiyonları, bu birleşmiş verilere uygun olacaktır. Buna ek olarak; "İleri Düzenleme Seçenekleri", esnek düzenleme ve kişisel müşteri taleplerinin yerine getirilmesini sağlar.

Ayrı veri transferi talebi SAP portalın bakış açısından, EASY for SAP Enterprise Portal, SAP portalın bilgi yönetimi modülü için bir "Depo Yöneticisi" konumundadır ve entegrasyon, portalın deposu çerçevesinde gerçekleşir. Bu çerçevede üçüncü parti sistemlerden değişik veri depolaması yapılır, böylece içeriklere portal sisteminin arama ve geri kazanım özelliklerinden erişilebilir. Bunun için, SAP arama motoru "TREX", EASY deposundaki bilgiyi indeksler ve ayrıca zaman kaybı yaratan veri transferi ihtiyacı ortadan kalkar.

Kesin hakların atanması. Portal modülleri (iViews), kullanıcıya EASY ENTERPRISE.x Web istemci fonksiyonlarını SAP portalında kullanma hakkı tanır, böylece grafik ve metin notları da değiştirilebilir. Kişiselleştirilmiş yetkilendirme hakları; portal üzerindeki arama/geri kazanım hakları içindir. Bu da kullanıcıların, EASY ENTERPRISE.x'de sadece kendi kullanım alanlarıyla ilgili veri ve dokümanlara erişimine olanak verir.