Hayat Kimya Easy Doküman Yönetimi ve Arşivleme Sistemi Başarı Öyküsü

Gelişmeye ve yeniliğe önem veren, çağdaş, tüketici haklarına saygılı ve çalışanlarının mutluluğuna odaklı bir şirket olarak bulunduğu sektörlerde lider olmayı hedef edinen Hayat Grubu, yaygın satış ağı, yoğun reklam kampanyaları, geniş ürün yelpazesiyle, Türkiye ve birçok ülkede en çok satan ve güvenilen markalara sahiptir. Dolayısıyla ithalat ve ihracat süreçlerinin ve bu süreçlere bağlı tüm elektronik dokümanların kontrolünü sağlayarak, bu süreçlerin genelinde kurumsal performansı artırmak ve bilgiyi yönetmek için Softay birlikteliği ile EASY Software ürününü tercih etti.

“EASY ile kesin ve güvenli doküman yönetimi”

Proje Kapsamı

İhracatta E-Birlik uygulamaları ile beraber ihracat ve ithalat dokümanlarının hızlı, etkin ve güvenli bir şekilde aranması, üretilmesi ve E-Birlik ile entegrasyonun sağlanması konularında, kurum performansını ölçeklendirebilmek, her türlü ihracat ve ithalat sürecini yönetmek ve hatasız olarak oluşturmak, kurumun dışa dönük yüzünü kaliteli-güvenilir-görsel bir şekilde gösterebilmek, var olan dokümanları güvenli şekilde arşivleyerek, bunlara bağlı olarak ileriye dönük karar alabilmeyi sağlamaktır.

Zorluklar

• Kurumun ithalat-ihracat dosyalarını elle düzenlemesi
• Her bir işlem dosyasının birden fazla parçadan, yöntemden, evrak yapısından oluşması ve yönetilememesi
• Evrakların kaybolması veya nerede olduğunun bulunamaması
• Süreçlerin tanımsız olması ve iş adımlarının atlanması
• Artan iş yükü, zaman kaybı
• Güvenlik (Evrak bazlı yetkilendirilmenin olamaması)
• Her türlü ortama çıktı verilememesi, farklı aktarımların olması
• Dinamik dosyalama yapılamaması, Office ve Lotus Notes E-Mail sisteminde oluşan belgelerin sürece dahil edilememesi
• ERP sistemi ile ilişkilendirilememesi

EASY Çözümü

İthalat-İhracat işlemlerinin ve Doküman Yönetimi ve İş Akışı altyapısı ile bütünleşerek, binlerce dokümanın 1 ay içerisinde kontrol altına alınması, yetkilendirilmesi, dağıtılması (Mobil dünya , mail ,Url gibi), farklı yapılarda çıktıların sunulması (xls, pdf, xml, html, rtf, csv,...), yönetilebilmesi, süreç analizleri ve güvenli arşivleme.

Kazanımlar

• İthalat-İhracat işlemlerinin gerçekleştirilmesi sürecinin ölçülebileceği bir alt yapı, performans yönetimi,
• Görsel ve kolay ulaşılabilir dokümanlar,
• Çoklu boyutta hataya ve eksik dokümana yer vermeyen uygulama bütünü,
• SAP, Lotus Notes ve MS Office ortamında oluşturulan belgelerin ve E-Birlik sisteminin uygulama ile native entegrasyonu,
• Geleneksel arşivlemeden yeni nesil arşivlemeye geçiş,
• Metin ortamından Görsel ortama geçişi,
• Arşivlenen evrakların değiştirilemezlik garantisi,
• İthalat-İhracat sisteminin, ERP uygulamasının bir alt bileşeni değil; başlı başına ayrı bir sistem haline gelmesi ve yönetilebilir olması,
• Sadece kişilerin değil, tüm sürecin performans göstergesi
• Kaynak bağımsız bir çözümü,
• Organizasyonda tüm dokümanlar için standart bir platform,
• Doküman paylaşımında güvenlik esası,
• Mobil cihazları destekleme özelliği
• Farklı ürünlerle entegrasyon kolaylığı

Doküman Yönetimi ve Arşivleme Sistemi; bir organizasyonun dokümanlarını dijitalleştiren ve tüm dijital dokümanlarını, iş süreçleri, Office, E-Mail, ERP, MIS ve portal gibi opsiyonlar ile etkileşime sokarak, kontrol ve analiz eden yazılım uygulaması bütünüdür.