EASY NOTES ile Doküman ve uygulama verileri doğrudan Notes üzerinden arşivlenir ve aranır. EASY NOTES, tüm Notes öğelerini üstlenir ve kalıcı olarak istenmeyen verilerden kurtararak, Notes veritabanının yükünü hafifletir. Net sonuç, veritabanı organize, temiz ve süratli kalır.
EASY NOTES, Lotus Notes kullanıcılarına dokümanları arama/bulma yapmalarına ve dokümanlar üzerinde versiyon kontrollü olarak değişiklik yapmalarına, ve Notes arabirimcisi üzerinden yenilerini oluşturmalarına izin verir.
EASY NOTES, yerel olmayan Notes kaynağından doküman yönetimi ve bilgi sağlar (örneğin SAP sistemlerindeki dokümanlardan).
Gelen satın alma emri konfirmasyon mesajları veya malzeme veri evrakları gibi Notes dokümanları, bir proje veya müşteri dosyasında depolanabilir.
Notes’dan EASY’ye ve EASY’den Notes’a kolay transfer
EASY (full text retrieval tool) sayesinde, arşivdeki verilere Lotus Notes üzerinden süratli ve elverişli bir şekilde erişim sağlanır.
Gerekirse arşiv verileri Notes dokümanına geri getirilebilir, ve daha sonra tekrardan normal şekilde Notes kullanıcı arabirimi üzerinden değiştirilebilir.
EASY NOTES, veritabanının yükünü hafifletmenin yanı sıra, revizyon kontrollü, uzun süreli arşivleme sağlar. Bu tür istekler genellikle; Notes sisteminde denetlemeye açık tüm süreçler için geçerlidir.
Evrakları tarayın ve ilerleyin
EASY NOTES, EASY CAPTURE için özel bir Notes arabirimci içerir. CAPTURE tarafından taranan ve indekslenen evraklar, herhangi bir Lotus Notes veritabanına Notes dokümanı olarak transfer edilebilir.
EASY CAPTURE fonksiyonları Notes ortamındaki yığın (bulk) veri kazanımı için elverişlidir; hepsinden öte, BARCODE, OCR ve Autoindex, Moreover gibi çeşitli fonksiyonlu otomatik grup işlemleri için EASY NOTES, özel bir "Scanner Remote Control"aracı içerir.
Bu sayede dokümanlarınızı herhangi bir Notes iş istasyonundan süratli ve uygun bir şekilde tarayabilir, ve mevcut Notes View'e veya Notes dokümanına yapıştırabilirsiniz.
Tüm bunları kendi Lotus Notes arabirimcinizden yapabilirsiniz.
