Standart Dosya Planı, kamu kurum ve kuruluşlarının merkez, taşra ve yurtdışı birimlerinde yürütülen benzer hizmetlerle ilgili yazıların konuları dikkate alınarak her kurumda aynı düzende ve formatta sınıflandırılmasını sağlayan dosyalama sistemidir.
Kurumlar benzer hizmetlerle ilgili yazılarını dosyalarken, tasnif sistemleri, formatı ve kodları farklı dosya planlarını kullanıyordu. Standart Dosya Planının amacı; evrakın bilgisayar ortamında hazırlanıp dosyalanması, saklanması, evrak ve dosyalara kolayca erişimin sağlanması, dosyalama sistemlerinde birlik sağlanması ve benzer hizmetlerde her kurumda aynı dosya numarasının kullanılmasıdır.
Bu amaçla, ilk kez İdareyi Geliştirme Başkanlığınca 1998/1 sayılı [ÖK1] Başbakanlık İç Genelgesiyle Başbakanlık Dosya Planı hazırlanmıştır. Daha sonra, 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile Standart Dosya Planının uygulanması bütün kurumlarda zorunlu kılınmıştır.
Standart Dosya Planında ana konular 3 nümerik karakterle kodlanmıştır. Hizmet konuları 17 başlık altında toplanmıştır. Her birimde açılacak dosyalar için 001-099, destek hizmetleri için 600-999 kodları kullanılmıştır. Genelgede, kurumlardan aynı formata göre 100-599 arasındaki rakamları kullanarak ana hizmet birimleri dosya planlarını hazırlamaları istenmiştir. Aynı özellikleri taşıyan Belediye ve Özel İdarelerin ana hizmetleri İçişleri Bakanlığınca; Üniversitelerin ana hizmetleri ise Yüksek Öğrenim Kurumunca yapılması istenmiştir.
Ana hizmet birimleri dosya planı hazırlanırken, bazen birimlerin adı altında konular kodlanmış bazen de hiç birimler dikkate alınmadan dosya planı hazırlanması yoluna gidilmiştir. Ancak burada dikkat edilecek husus, ana hizmet birimleri görev alanları dışındaki konulara dosya planında yer verilmemesi ve bu konudaki belgelerin Standart Dosya Planına uygun hale dosyalanmasının sağlanmasıdır.
Firmamız kurumlara özel alt kırılımların oluşturulması ve işler hale getirilmesi ile ilgili danışmanlık hizmetlerini gerçekleştirmektedir.
Firmamız aşağıda ayrıntıları belirtilen Arşiv Hizmetleri hakkında yönetmeliği esas alarak, gerek Kamu gerekse Özel sektör Arşivlerinin düzenlenmesi hizmetlerini yerine getirmektedir.
Doküman Saklama ve Lojistik Hizmetleri
Firmamız müşterilerimizin talepleri doğrultusunda, Türkiye’nin 3 farklı bölgesinde konuşlandırılmış; iklimlendirmesi, özel Arşiv malzemeleri (Raylı hava geçirmez dolaplar, asitsiz dosyalar, arşiv kutuları v.b.), güvenlik tertibatı (24 saat bekçi, güvenlik kameraları, yangın ve su sensörleri v.b.) ve istendiğinde en geç 3 saatte ulaştırma garantili lojistik hizmetleri ile Dokümanlarınızı en güvenli şekilde saklar ve size ulaştırır.
Arşiv Malzemelerinin Temini
Firmamız müşterilerimizin her türlü arşiv ve arşivcilik ihtiyaçlarını, dosyadan-dolaba kadar en kısa sürede ve profesyonel ekipler ile karşılar. Yurtiçi ve yurtdışı talepleriniz, entegre edilerek, bütün halinde size sunulur. Talep halinde kullanım eğitimleri verilir.
Servis Büro Hizmetleri
Servis Büro hizmetleri; evrak sayısallaştırmadan başlayıp, tasnif, ayıklama, imha, etiketleme-barkodlama-rfid, niteleme ve indeksleme süreçlerinin tamamını kapsayan bir bütündür. Firmamız bu bütünün tamamını veya bir kısmını müşterilerimizin ihtiyaçları dahilinde, kendi özel ekipmanı, bilgisayar donanımları-yazılımları ve bir çoğu Arşivcilik mezunu, alanında uzman ve deneyimli personeli ile karşılamaya hazırdır. Gelişen teknolojiye paralel olarak yenilenen tarama ekipmanlarımız ile her türlü özel veya standart belgelerinizin dijitalleştirme hizmeti firmamız tarafından verilmektedir.
Donanım Desteği
Firmamız kendi portföyünde bulunan arşivcilikle ilgili özel tarayıcılar (Kitap tarayıcı, pafta tarayıcı, X-Ray tarayıcı, hızlı doküman tarayıcı v.b.), hızlı ve kapasitesi yüksek sunucular, hızlı disklerle donatılmış veri depolama üniteleri, mikrofilm donanımları gibi ürünlerle hizmetlerini gerçekleştirir. Müşterilerimizin ihtiyaçları doğrultusunda Hizmet-Donanım-Yazılım-Arşiv mekanı bütünü anahtar teslimi olarak sunulmaktadır. İlgili donanımların tek tek veya özel çözümlere yönelik bütün bir sistem olarak temini gerçekleştirilmektedir.
